IT導入の心得－システムは「導入してから」が本当のスタート

こんにちは。スパイラルアップサポートの佐藤です。
今回は「システムは導入してからが大事」というテーマでお話しします。

中小企業の現場でよく見かけるのが、
「せっかくシステムを入れたのに、うまく活用できていない」というケースです。

導入までは盛り上がっていたのに、半年後には誰も使っていない…。
そんな経験、ありませんか？

導入はゴールではなく、スタートライン

システムを導入すると、つい「これで業務が楽になる」と思いがちです。
ですが、実際には導入した瞬間がスタートラインです。

たとえば、車を買ったらそれで終わりではありません。
運転の練習が必要ですし、定期的なメンテナンスも欠かせません。
システムも同じで、「入れたら勝手に動く」わけではありません。

大事なのは、

• 現場で使いこなせるようになること
• 使いながら改善していくこと
• 定期的に振り返ること

なぜ、うまく使われなくなるのか？

導入が失敗する原因の多くは、人と運用の問題にあります。
システム自体が悪いというより、「使う側の準備不足」が多いんです。

よくあるパターンを挙げてみましょう。

• 使い方がわからないまま放置される
  → 導入初期の研修が不十分で、誰も正しく操作できない。
• 現場の意見を取り入れずに決めた
  → 実際の業務フローに合わず、使いにくい。
• 「入れたら自動的に便利になる」と誤解している
  → システムはあくまで“道具”であり、使いこなす工夫が必要。
• 担当者が変わるたびにリセットされる
  → 知識の引き継ぎがなく、毎回一からやり直し。

このように、導入後のフォローを怠ると、せっかくの投資が無駄になります。

導入後にやるべき３つのステップ

① 現場で「試して」フィードバックを集める

最初から完璧なシステムは存在しません。まずは使ってみて、現場の声を集めましょう。

• 使いにくいボタンはどこか
• 入力の手間を減らせないか
• 不要な機能はないか

小さな改善を積み重ねることで、だんだん「自分たちのシステム」になります。

② 定期的に運用ルールを見直す

システムに合わせて業務を変えるのか、業務に合わせて設定を変えるのか。
これはどちらが正しいとは言えません。
ただし、どちらも定期的に見直すことが大切です。

例えば、最初は「エクセル感覚で入力」していたものを、
3ヶ月後には「自動入力＋承認フロー」に切り替える、など。

運用を固定化せず、少しずつアップデートしていくことが、定着のコツです。

③ 担当者を一人にしない

「〇〇さんしかわからない」状態はとても危険です。
担当者が退職・異動したら、一気にシステムが止まります。

そのために、

• マニュアル化
• チーム内での共有会
• 定期的な教育

をセットで行いましょう。

システム定着のカギは「習慣化」

システムを使いこなす最大のポイントは習慣化です。
新しいツールは最初こそ違和感がありますが、毎日少しずつ使っていけば、やがて業務の一部になります。

「入力が面倒だから後でまとめてやる」
これが積み重なると、データが古くなり、結局使われなくなります。

最初のうちは、

• 朝イチで10分入力する
• 会議の前に確認する

など、ルールを小さく決めておくと良いです。

効果を「見える化」する

人は成果が見えるとやる気が出ます。
だからこそ、導入後は効果の見える化が重要です。

たとえば、

• 入力時間が半分になった
• ミスの件数が減った
• 情報共有のスピードが上がった

このように数字や実感で成果を共有すれば、社員のモチベーションも上がります。

サポート体制をつくろう

中小企業の場合、専任のシステム担当者がいないことも多いですよね。
そんなときは、外部のITサポートをうまく活用するのがおすすめです。

導入直後の設定や社員研修、運用ルールの見直しなど、
「伴走型のサポート」があると安心です。

特に、

• 定期的なチェック
• トラブル対応
• 改善提案

をしてもらえるパートナーがいれば、システムは長く使い続けられます。

まとめ：システムは「育てるもの」

システムは、導入して終わりではなく、育てていくものです。
現場に馴染ませ、使いやすくカスタマイズし、継続的に改善していくことで、ようやく“戦力”になります。

もう一度、ポイントをまとめます。

• 導入はゴールではなくスタートライン
• 現場の声を聞きながら運用を改善する
• 習慣化と効果の見える化が定着のカギ
• 外部サポートも上手に活用する

システムは「人」と「運用」があって初めて成果を生みます。
導入後のフォローをしっかり行えば、業務は確実に効率化し、あなたの会社の“成長の仕組み”になります。

もし今、「システムを入れたけど、うまく回っていない」と感じているなら、
それは改善のチャンスです。
導入したシステムを“生きた仕組み”にするお手伝い、スパイラルアップサポートでもご相談を受けています。
お気軽にご相談くださいね。