業務の現状を把握する

2019年5月10日業務改善コメント

計画の目的が確定したら次に業務の現状を把握します。

現状把握は計画を実行する前の状態を把握する重要なフェーズです。

ですので、可能な範囲で構わないのでしっかり行うことが大切です。

現状把握の方法

現状把握の方法については色々な方法があります。

業務フロー図とは業務の全体の流れを記した資料です。部署や担当が変われば、作業方法や取り扱うモノが変わります。ですので改善を行うとしている部署が日頃、どのような流れで仕事をしているのかを理解しておかないと、手をつけるべきかわからなくなります。

ヒアリング調査は、改善対象の業務に実際に携わっている方に業務の内容を聞きます。やり方としては、実際に数人に集まってもらってグループミーティングを行う場合や、アンケートに答えてもらう方法などがあります。

棚卸しでは実際に行っている作業や取り扱っている機器、作成資料が①で確認した資料と相違ないかの確認をします。資料の更新がされていないと、記載の無い作業や、すでに行っていない作業が発見される場合があります。また、機器等については実際に目視で現物を確認し、存在の有無を確認します。

現状把握をどこまで把握すべきかという点については、答えはありません。担当部署だけで済む場合もありますが、他部門に渡る業務の場合もありますから、影響を及ぼす可能性がある場合は注意が必要です。